MEMENTO POUR L'ORGANISATION DES VOYAGES
 

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Ce document a pour objectif de vous informer sur les démarches préalables à la mise en œuvre d'un voyage :

Pour toute réservation : l'agence de voyage prestataire est  AVS
           

1/ ELABORATION DU BUDGET ET DU PROGRAMME DU VOYAGE POUR PRESENTATION AU CA :
 

Le budget équilibré en ressources et dépenses doit prévoir :

·         la participation des familles,

·         la participation du lycée,

·         les demandes de subventions (Région, DAREIC...)

·         les dons éventuels.


A noter :

·         la Région ne finance que deux accompagnateurs par voyage,

·         la participation des familles est arrêtée en CA et ne doit en aucun cas être modifiée (sauf nouveau vote). Un étalement de paiement peut être accordé en 3 échéances maximum, la dernière au plus tard un mois avant le départ du voyage.


Présentation du projet de voyage au CA pour vote :

·         pour les séjours se déroulant de janvier à avril au plus tard au CA du mois de juin de l'année civile N-1 ;

·         pour les séjours se déroulant de septembre à décembre au plus tard au CA du mois d'avril de l'année N.

(Il est souhaitable que les voyages se déroulent entre octobre et avril, si possible. Les délais ci-dessus mentionnés découlent des contraintes de calendrier imposé par le cahier  des charges du Conseil Régional).
 

2/ Demandes de Régies :
 

2.1/ Pour encaissement de la participation des familles :


·         15 jours minimum avant le premier versement des familles, introduire auprès du service intendance une demande de régie de recettes. Cette demande soumise à l'accord du Chef d'établissement est ensuite transmise au trésor pour validation.

·         fournir également la liste des élèves participant au voyage.

 
A noter :

·         pour les familles qui souhaitent payer leur participation en espèces, conformément à la loi vous ne pouvez pas encaisser plus de 300 € par versement;


·         pour chaque encaissement en espèces, vous devez obligatoirement délivrer un reçu; pour ce faire un quittancier vous sera remis par le service intendance dès que la régie sera validée par les services du trésor.

·         Important : vous n'êtes pas habilités à percevoir des dons et des actions en espèces au nom du Lycée de Bellevue.
 

2.2 / Pour règlement sur place des dépenses :

·         dans l'éventualité où vous souhaitiez disposer d'une carte bancaire, introduire auprès du service intendance une demande d'avance de fonds 30 jours avant le départ hors vacances scolaires.

A noter : Cette carte bancaire fera apparaitre le nom de l'enseignant, du lycée et la mention du voyage. Le virement est opéré quelques jours avant le départ;  vous serez informé de son montant qui ne devra pas être dépassé (tenir compte du coût de la carte bancaire (15 €) et des frais éventuels).


·         dans l'éventualité où vous ne souhaitiez pas disposer de carte bancaire, vous devez faire une demande d'avance de fonds 15 jours avant le départ.

A noter : vous pouvez demander des espèces, un chèque ou un virement sur votre compte bancaire.


A partir de ce moment, le service intendance établit un arrêté de régie d'avance qui sera transmis au trésor pour validation.

Le montant de l'avance est calculé en fonction des ressources encaissées pour le voyage et des dépenses déjà engagées.

A noter :

·         Il n'est pas autorisé de prendre sur la régie des dépenses qui n'ont pas de lien avec l'accompagnement des élèves sur place (ex : les fournitures administratives).

·         seul le Proviseur peut signer les arrêtés de création de régie de recettes et d'avances.

3/ Finalisation du voyage :

3.1/ 15 jours maximum après le retour de voyage vous devez :

·         fournir au service Intendance tous les justificatifs de dépenses, 

·         remettre le solde de votre régie d'avance en euros et non en monnaie étrangère.
 

3.2/ Dans le mois qui suit le retour de voyage vous devez :

·         remettre au service intendance le bilan pédagogique qui sera transmis au Conseil Régional avec le bilan financier,

·         la copie de la lettre d'information de l'établissement faisant part aux familles de la contribution régionale au financement.

Attention : sans ces documents, le lycée ne pourra pas recouvrer le solde de la subvention Région.

  Ø  Pour mémoire : seuls les documents fournis par le service intendance sont à utiliser en fonction de la mise en œuvre du voyage.

Ø  Un mois avant le départ du voyage, vous devez transmettre à la DAREIC-Rectorat, la liste des participants (élèves ou étudiants, accompagnateurs), leur date de naissance  et mentionner les dates du déplacement ainsi que  la destination.

  PLANNING

 

DATES ETAPES DESTINATION
 

- Année N-1 : avant le 30/06

 

- Année N : avant le 30/04

 
 
 

- Voyages de janvier à avril année N

 

- Voyages de septembre à décembre    année N

  
 

 

Présentation du projet en CA

(avant envoi Région-DAREIC)
 

15 jrs avant le 1er versement des familles

 
 

- Demande de régie de recettes

- Liste des élèves

 
 

Intendance
30 jrs avant le départ, hors vacances scolaires - Demande de régie d'avance pour une     carte bancaire.      Intendance

 

 
30 jrs avant le départ en voyage

 
Dernier versement des familles Intendance
Liste élèves et accompagnateurs + destinations + dates séjour + cadre mobilité : stage, voyage d'études, culturel...

 
DAREIC-RECTORAT
15 jrs avant le départ

 
Demande de régie d'avance pour des espèces, chèque ou virement sur votre compte.

 
Intendance
15 jrs après le voyage - Justificatifs de dépenses

- solde de régie

  
Intendance
30 jrs après le voyage

 

 
- Bilan pédagogique

+ copie de la lettre d'information concernant la contribution de la Région au financement du voyage.
Intendance